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A implementação da Reforma Tributária do consumo alcançará uma nova etapa em agosto de 2026. A partir desse momento, o preenchimento correto das informações relativas ao Imposto sobre Bens e Serviços, IBS, e à Contribuição sobre Bens e Serviços, CBS, deixará de ser apenas uma adequação em desenvolvimento e passará a interferir diretamente na autorização dos documentos fiscais eletrônicos.
O prazo oficial para adequação dos sistemas termina em 31 de julho de 2026. A partir de 3 de agosto de 2026, empresas enquadradas no regime regular deverão emitir seus documentos fiscais com os campos do IBS e da CBS devidamente preenchidos. Documentos incompletos ou incompatíveis com as regras de validação poderão ser rejeitados pelo ambiente autorizador. ca, isso significa que a Reforma Tributária já não pode ser tratada apenas como uma pauta do departamento fiscal. A mudança envolve faturamento, tecnologia, cadastros, logística, vendas, compras, contratos, formação de preços e continuidade operacional.
O que muda na emissão das notas fiscais?
Durante o período inicial de adaptação, algumas regras de validação relacionadas ao IBS e à CBS permaneceram flexibilizadas. Por isso, documentos fiscais sem o preenchimento completo dos novos campos ainda puderam ser autorizados em determinadas situações.
Essa flexibilização termina com o avanço do cronograma de implementação.
A partir de 3 de agosto de 2026, as empresas do regime regular deverão informar corretamente os campos relacionados aos novos tributos, incluindo a alíquota de teste de 1%, formada por:
- 0,1% de IBS;
- 0,9% de CBS.
Em 2026, a apuração possui caráter informativo. O contribuinte que cumprir as obrigações acessórias e emitir os documentos conforme as normas vigentes ficará dispensado do recolhimento do IBS e da CBS durante o período de teste. rém, não reduz a importância da adequação. Mesmo sem impacto financeiro imediato sobre o recolhimento, o preenchimento incorreto poderá impedir a autorização da nota fiscal e comprometer o funcionamento da empresa.
Quais empresas precisam se preocupar?
A obrigatoriedade de agosto de 2026 atinge diretamente as empresas do chamado regime regular, o que compreende, em geral, organizações que não estão enquadradas no Simples Nacional, como empresas tributadas pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido.
Entretanto, a preparação não deve ficar restrita às grandes empresas ou às indústrias.
A mudança alcança negócios que emitem diferentes documentos fiscais eletrônicos, incluindo:
- NF-e;
- NFC-e;
- CT-e;
- CT-e OS;
- NFS-e;
- NFCom;
- NF3e;
- BP-e;
- outros documentos abrangidos por normas técnicas específicas.
A Receita Federal incluiu esses documentos entre as obrigações acessórias relacionadas ao IBS e à CBS em 2026. res de serviços, transportadoras, comerciantes, indústrias, distribuidores, empresas de tecnologia, construtoras, profissionais sujeitos à emissão fiscal e organizações de outros segmentos devem acompanhar o cronograma aplicável ao documento utilizado em suas operações.
E as empresas do Simples Nacional?
De acordo com as orientações divulgadas pelo Comitê Gestor do IBS, as empresas optantes pelo Simples Nacional não terão alteração no destaque do IBS e da CBS durante 2026. A previsão é que essas empresas passem a destacar os novos tributos em seus documentos fiscais a partir de 2027. significa, contudo, que o Simples Nacional possa ignorar a Reforma Tributária.
Essas empresas também precisam revisar cadastros, compreender os impactos sobre preços e créditos tributários, acompanhar as atualizações de seus sistemas e avaliar como seus clientes e fornecedores serão afetados. Adiar toda a preparação para 2027 poderá concentrar ajustes complexos em um período muito curto.
Por que as notas fiscais poderão ser rejeitadas?
Uma nota fiscal eletrônica somente é autorizada quando atende às regras técnicas e de validação estabelecidas para o documento.
Com a Reforma Tributária, novos grupos e campos foram incorporados aos leiautes fiscais. Entre eles estão informações relacionadas ao Código de Situação Tributária do IBS e da CBS e ao Código de Classificação Tributária — cClassTrib.
Cada combinação de CST e cClassTrib representa determinado tratamento tributário previsto na Lei Complementar nº 214/2025 e nas normas complementares. Por isso, o código utilizado deve refletir a natureza efetiva de cada operação. ções poderão ocorrer, por exemplo, quando houver:
- Ausência dos grupos obrigatórios do IBS e da CBS;
- Incompatibilidade entre CST e cClassTrib;
- Utilização de classificação tributária não permitida para a operação;
- Erro nas bases de cálculo ou alíquotas;
- Preenchimento incorreto de reduções, diferimentos ou suspensões;
- Divergências entre itens e totalizadores;
- Campos obrigatórios não informados;
- Layout desatualizado no sistema emissor;
- Legras fiscais incompatíveis com a finalidade da operação.
Portanto, não basta incluir qualquer código apenas para preencher o campo. A classificação precisa estar correta do ponto de vista técnico, fiscal e operacional.
O cadastro de produtos é importante, mas não é o único ponto de atenção
O cadastro de produtos possui papel relevante porque informações como NCM, descrição, unidade de medida, origem, tributação e finalidade interferem na definição do tratamento fiscal.
Entretanto, concentrar toda a adequação apenas no cadastro de mercadorias pode deixar lacunas importantes.
Empresas também devem revisar:
- Cadastros de serviços;
- Natureza das operações;
- CFOPs;
- Códigos de tributação;
- Regras por estado e município;
- Cadastro de clientes e fornecedores;
- Benefícios fiscais;
- Regimes diferenciados;
- Reduções de alíquotas;
- Operações com alíquota zero;
- Exportações e importações;
- Devoluções e cancelamentos;
- Remessas e retornos;
- Vendas para entrega futura;
- Notas complementares;
- Notas de débito e de crédito;
- Operações sem contraprestação;
- Transferências entre estabelecimentos.
Uma empresa pode ter o NCM correto e, ainda assim, utilizar um cClassTrib inadequado porque a finalidade da operação não foi corretamente identificada.
Por isso, a revisão deve partir da operação real, e não somente da descrição do produto.
Autorização da nota não significa validação completa do tratamento tributário
Outro ponto que merece atenção é a diferença entre validação técnica e conformidade tributária.
A autorização da nota fiscal indica que o documento passou pelas regras sistêmicas existentes naquele momento. Isso não significa, por si só, que o enquadramento tributário escolhido pela empresa está correto.
O próprio cClassTrib representa a interpretação adotada pelo contribuinte sobre a tributação aplicável a cada item. Portanto, a responsabilidade pela análise da operação, da legislação e do código utilizado permanece com a empresa.
Uma classificação pode ser tecnicamente aceita pelo sistema e, posteriormente, ser questionada em uma fiscalização ou cruzamento eletrônico.
A preparação adequada precisa considerar dois níveis:
- Conformidade técnica: garantir que o arquivo seja aceito pelo ambiente autorizador.
- Conformidade tributária: garantir que as informações representem corretamente a operação praticada.
Como reduzir o risco de rejeições de notas fiscais?
1. Confirme a atualização do sistema emissor
A empresa deve solicitar formalmente ao fornecedor do ERP ou sistema de faturamento a confirmação de que o ambiente está atualizado conforme as Notas Técnicas aplicáveis.
Também é necessário verificar se a atualização foi apenas instalada ou se os parâmetros fiscais foram efetivamente configurados.
Atualizar o sistema não significa, automaticamente, que as regras específicas da empresa estejam corretas.
2. Mapeie todas as operações realizadas
É preciso identificar vendas, compras, serviços, devoluções, remessas, bonificações, amostras, exportações, transferências, industrializações e demais operações utilizadas pela empresa.
Esse mapeamento deve incluir situações menos frequentes. Normalmente, são justamente as exceções que geram erros quando não foram contempladas nos testes.
3. Revise CST e cClassTrib por operação
A classificação deve ser realizada considerando:
- Produto ou serviço;
- Natureza da operação;
- Finalidade;
- Destinatário;
- Local da operação;
- Existência de benefício fiscal;
- Regime tributário;
- Previsão da Lei Complementar nº 214/2025;
- Tabelas e orientações técnicas vigentes.
A simples associação automática entre NCM e cClassTrib pode não ser suficiente, principalmente quando o mesmo produto é utilizado em operações diferentes.
4. Teste os principais cenários
Os testes não devem se limitar a uma venda comum.
A empresa deve testar, no mínimo:
- Operação interna;
- Operação interestadual;
- Venda para consumidor final;
- Venda para contribuinte;
- Devolução;
- Remessa e retorno;
- Exportação;
- Operação com redução ou benefício;
- Cancelamento;
- Nota complementar;
- Operações específicas do segmento.
Os testes devem avaliar o XML gerado, e não somente a aparência do DANFE ou da nota impressa.
5. Analise os XMLs emitidos
O XML é o arquivo fiscal efetivamente transmitido e autorizado.
A análise deve confirmar se os grupos do IBS e da CBS estão sendo gerados, se os códigos estão corretos, se as bases e alíquotas foram preenchidas e se os totalizadores correspondem aos valores informados nos itens.
Avaliar apenas a tela do ERP pode ocultar falhas existentes no arquivo transmitido.
6. Integre as áreas envolvidas
A adequação não deve ficar exclusivamente sob responsabilidade da contabilidade.
O projeto precisa envolver:
- Fiscal e tributário;
- Tecnologia da informação;
- Faturamento;
- Compras;
- Vendas;
- Logística;
- Financeiro;
- Controladoria;
- Fornecedor do ERP;
- Assessoria contábil e tributária.
Uma alteração feita no cadastro comercial pode modificar o tratamento fiscal. Da mesma forma, uma decisão tributária precisa ser traduzida corretamente para as regras do sistema.
7. Crie um procedimento para tratar rejeições
Mesmo com planejamento, poderão ocorrer inconsistências após a ativação das novas validações.
A empresa deve definir previamente:
- Quem receberá os alertas;
- Quem analisará a rejeição;
- Como o erro será corrigido;
- Quem poderá alterar parâmetros;
- Como a emissão será retomada;
- Como as ocorrências serão registradas;
- Quando será necessário acionar o fornecedor do ERP.
Sem esse fluxo, uma rejeição pontual pode se transformar em paralisação do faturamento.
Quais são os riscos de deixar a adequação para a última hora?
O risco mais imediato é a impossibilidade de autorizar documentos fiscais.
Uma nota rejeitada pode impedir a saída da mercadoria, atrasar uma prestação de serviço, interromper entregas, comprometer contratos e postergar o recebimento do cliente.
Outros possíveis impactos incluem:
- Cancelamentos e reemissões;
- Retrabalho operacional;
- Aumento de chamados ao suporte;
- Divergências com clientes;
- Atraso na logística;
- Informações fiscais inconsistentes;
- Perda de produtividade;
- Risco de questionamentos fiscais;
- Dificuldades na apropriação de créditos;
- Comprometimento do fluxo de caixa.
Quanto maior o volume de documentos emitidos, maior tende a ser o impacto de uma parametrização incorreta.
A Reforma Tributária exige uma nova governança fiscal
A mudança para o IBS e a CBS aumenta a integração entre legislação, tecnologia e operação.
No novo modelo, as decisões tributárias precisam estar refletidas diretamente nos cadastros e nos sistemas que geram os documentos fiscais. Isso exige processos permanentes de revisão, controle de alterações, testes e monitoramento.
A conformidade não será alcançada por uma única atualização do ERP. Será necessário manter uma governança capaz de acompanhar novas versões das Notas Técnicas, alterações nas tabelas de classificação e mudanças na legislação.
Resumindo…
O encerramento do prazo de adaptação em 31 de julho de 2026 representa um marco importante da Reforma Tributária.
Para as empresas do regime regular, a partir de 3 de agosto, o preenchimento correto dos campos relacionados ao IBS e à CBS será condição para a autorização dos documentos fiscais eletrônicos abrangidos pelas novas regras. Para as empresas do Simples Nacional, embora o destaque dos tributos esteja previsto para 2027, o momento de organizar cadastros, sistemas e processos também é agora.
Mais do que evitar rejeições, a preparação deve garantir que cada operação seja classificada de acordo com sua realidade e com a legislação aplicável.
A recomendação é não esperar a primeira nota ser rejeitada para descobrir que o sistema ou os parâmetros fiscais estão incorretos. Revisar os cadastros, testar as operações e auditar os XMLs antes da obrigatoriedade reduz riscos e oferece maior segurança para o faturamento e para a continuidade do negócio.
A Juscon Assessoria Contábil pode apoiar sua empresa na revisão das operações, validação dos cadastros fiscais, análise dos XMLs e identificação dos ajustes necessários para a Reforma Tributária.