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O retorno do recesso de final do ano – ou das férias, para quem esticou – quase sempre leva a uma reflexão sobre como usar melhor a caixa de e-mail.
Primeiro, vamos começar definindo o que seus colegas e clientes não gostam de receber.
Um recente estudo da LiveCareer com mais de mil participantes descobriu os maiores deslizes cometidos pelos profissionais ao enviar um e-mail, de acordo com quem recebe. Confira:
- Começar um e-mail sem cumprimentos
- Começar o e-mail somente com uma saudação genérica, como “Oi”, “Olá” ou “Para quem possa interessar”
- Enviar um novo e-mail cobrando a leitura ou a resposta de uma mensagem anterior
- Começar um e-mail retomando o que foi dito em um e-mail anterior, antes mesmo da resposta ao primeiro chegar
Cinco anos antes, em 2018, o Instituto de Pesquisa Booher fez um estudo e encontrou resultados semelhantes.
- Muitos trabalhadores (40%) ainda gastam de duas a três horas por dia lendo e respondendo e-mails.
- Quase metade (49%) das pessoas checam sua caixa de e-mail profissional mesmo fora do horário de trabalho.
- Mais de um terço das pessoas (38%) nunca totalmente esvaziaram suas caixas de entrada.
A dura verdade: quatro em cada dez funcionários ficam aproximadamente três semanas a mais de um mês (520 a 780 horas) lidando com seus e-mails de trabalho a cada ano.
De acordo com as duas pesquisas mencionadas, quanto mais e-mails enviamos, mais e-mails nós ignoramos. Então, como lidar com o dilema de ter e-mails sem sentido enchendo a sua caixa de entrada e a sua vida?
Aqui estão algumas dicas para mudar seus hábitos em relação à comunicação corporativa:
Cheque seu e-mail somente uma ou duas vezes por dia. Para se manter produtivo, cheque e responda aos seus e-mails logo antes ou depois do almoço e aproximadamente meia hora antes de terminar seu dia de trabalho. Se você responder na hora do almoço, as pessoas provavelmente te responderão no mesmo dia. Se você enviar no final do dia, sua resposta vai estar aguardando na caixa de entrada na manhã seguinte.
Mantenha seu aplicativo de e-mail fechado quando você não estiver usando. Cada vez que você ouve ou vê uma nova notificação, seu fluxo de pensamento no que você está fazendo é interrompido. Se você se render a responder a tal e-mail imediatamente, você irá se distrair ainda mais.
Pare de responder e-mails com comentários sem valor. Ao enviar e-mails somente com “Obrigada”, “Está bem”, ou “Nada a adicionar”, você somente está contribuindo para encher a caixa de entrada dos seus colegas.
Saia de listas de transmissão ou de newsletters que não te interessam mais. Sim, é mais rápido somente apagar esse tipo de e-mails ao invés de chegar ao final da mensagem e encontrar o link de “Cancelar subscrição” e responder o porquê você não quer mais receber aquelas mensagens. Na verdade, é mais rápido se você tiver que deletá-los somente uma vez. Infelizmente, somente apagar não vai ser algo prático pelos próximos sete anos.Instrua àquelas pessoas que importam para mandar e-mails, e não mensagens a você. Quando você parar de encher a sua caixa de e-mail com coisas desnecessárias, você perceberá que e-mails têm uma importante vantagem: você pode armazená-los para usar futuramente. Sim, você pode arquivar um conjunto gigantesco de mensagens, mas quando você
revisitá-lo, terá dificuldades para encontrar informações importantes e úteis. Ter um importante e-mail favoritado na sua caixa de entrada é uma estratégia útil para se lembrar de coisas ou informações relevantes. O lado ruim disso? Mandar mensagens geralmente é mais rápido do que uma conversa por e-mail. Apesar disso, elas são mais fáceis de serem perdidas.
Pare de incentivar seus colegas a ignorar seus e-mails. Enviar rotineiramente e-mails com lembretes, prazos e eventos demonstram aos seus destinatários que eles não precisam responder com prontidão às suas mensagens e lhes dá a responsabilidade de cuidar do próprio calendário porque você já faz isso por eles. Quando eles perderem alguma data importante por desorganização, eles perceberão que precisam ter prontidão para se organizar.
Fonte: Forbes Brasil – Dianna Booher
